Целью архивного сектора является осуществление полномочий администрации муниципального округа, а также государственных полномочий Кировской области в сфере архивного дела в соответствии с действующим законодательством.
Основными задачами архивного сектора являются:
- реализация государственной политики в области архивного дела на территории муниципального округа;
- обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ;
- формирование Архивного фонда РФ;
- организация государственного учёта документов Архивного фонда РФ; создание учётных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата;
- предоставление информационных услуг и правильное использование архивных документов на территории муниципального образования;
- осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, относящихся к собственности Кировской области и хранящихся в муниципальном архиве;
- внедрение информационно-коммуникационных технологий и электронного документооборота между отделениями Пенсионного фонда РФ и муниципальным образованием;
- научно-методическое и информационное обеспечение деятельности архивных учреждений.
Функции архивного сектора (муниципального архива)
Архивный сектор обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, территориальных и отраслевых управлений администрации муниципального округа, администрации муниципального округа, организаций, учреждений;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, организаций, учреждений областного, федерального, муниципального подчинения;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения, переданных в муниципальную собственность на условиях договоров между собственником документов и архивным сектором, действующим от лица администрации муниципального округа;
- архивных документов по личному составу на различных видах носителей ликвидированных структур (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива;
- основных и вспомогательных учетных документов, архивных справочников, путеводителей и других материалов, необходимых для практической деятельности муниципального архива.
Архивный сектор временно хранит архивные фонды и архивные документы на различных видах носителей областной собственности до передачи их на постоянное хранение в Центральный государственный архив Кировской области. Порядок и условия передачи определены соответствующими нормативными актами.
Архивный сектор по распоряжению администрации муниципального округа может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих государственных и муниципальных организаций, учреждений, общественных организаций, граждан на договорной основе.
Архивный сектор осуществляет комплектование муниципального архива документами, имеющими политическое, социально-экономическое, культурно-историческое значение для муниципального образования по средствам:
- составления списка организаций-источников комплектования, согласовываемого с отделом по делам архивов министерства культуры Кировской области и утверждаемого главой Афанасьевского муниципального округа; проводит систематическую работу по его уточнению;
- разработки графика упорядочения и приема-передачи документов от организаций-источников комплектования в муниципальный архив, согласовываемого с руководителями организаций, учреждений, утверждаемого главой муниципального округа и представляемого в отдел по делам архивов министерства культуры Кировской области;
- участия в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное, долговременное хранение в муниципальный архив;
- рассмотрения и представления на экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Кировской области описей дел постоянного хранения и дел по личном составу организаций-источников комплектования, а также ликвидируемых структур, для дальнейшего утверждения руководителями организаций, учреждений;
- осуществления приема документов от организаций-источников комплектования, а также от ликвидируемых структур, на постоянное, либо долговременное хранение в муниципальный архив.
Архивный сектор оказывает методическую помощь в деятельности архивов организаций-источников комплектования муниципального архива путем:
- рассмотрения и согласования положений об архивах, об экспертных комиссиях, а также номенклатур дел организаций-источников комплектования;
- наблюдения ведомственного хранения документов;
- ведения в установленном порядке учета документов, хранящихся в архивах организаций-источников комплектования;
- правильного использования архивных документов организаций-источников комплектования;
- проведения семинаров, консультаций по вопросам делопроизводства и организации ведомственного хранения документов;
- изучения, обобщения, распространения положительного опыта работы ведомственных архивов.
Архивный сектор организует государственный учет архивных документов муниципального архива по средствам ведения базы данных «Архивный фонд РФ» и ежегодного представления результатов деятельности в отдел по делам архивов министерства культуры Кировской области. Ежегодно обновляет «Фондовый каталог государственных и муниципальных архивов Кировской области» в разделе Афанасьевский муниципальный архив» на сайте Правительства Кировской области.
Архивный сектор предоставляет информационные услуги и организует использование архивных документов по средствам:
- проведения краеведческих чтений, конференций и т.п.;
- подборки архивных документов по определенной тематике и организации выставок архивных документов муниципального архива, в т.ч. электронных на сайте администрации муниципального округа;
- публикаторской и экскурсионной деятельности по фондам муниципального архива;
- исполнения социально-правовых, тематических, биографических запросов юридических и физических лиц;
- обеспечения в установленном порядке документной информацией пользователей в читальном зале муниципального архива.
Архивный сектор осуществляет государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, относящихся к собственности Кировской области и хранящихся в муниципальном архиве.
Архивный сектор реализует соглашение о порядке обмена документами в электронном виде по средствам ViPNet Client между Отделением Пенсионного фонда РФ по Кировской области и муниципальным образованием.
